Découvrez les 25 astuces pour maîtriser Outlook et optimisez votre utilisation quotidienne de cette messagerie.
Raccourcis clavier : Gagnez du temps
Les raccourcis clavier d’Outlook vous permettent de gagner du temps en réalisant diverses actions sans utiliser la souris. Voici quelques raccourcis essentiels :
Naviguer entre les différentes sections
Pour naviguer rapidement entre vos mails, calendrier et contacts, utilisez les touches CTRL + (chiffre 1 à 3) :
- CTRL + 1 : Retourner vers les mails
- CTRL + 2 : Accéder au calendrier
- CTRL + 3 : Consulter les contacts
Gestion des mails
D’autres raccourcis clavier facilitent la gestion de vos mails. Parmi eux, on peut citer :
- CTRL + N : Créer un nouveau message
- CTRL + Enter : Envoyer un message
- CTRL + Shift + G : Ajouter un indicateur de suivi à un mail
- CTRL + Q : Marquer un message comme lu
- CTRL + U : Marquer un message comme non lu
Gérer le contenu des mails
Un bon traitement du contenu de vos mails peut augmenter l’efficacité et la productivité dans votre messagerie. Parmi les astuces pour gérer le contenu, on peut mentionner :
Utiliser le presse-papier
Intégrez du texte ou des images venant d’autres applications directement dans Outlook avec le raccourci CTRL + C pour copier puis CTRL + V pour coller.
Insérer une signature automatique
Outlook vous permet de créer une signature personnalisée qui s’affiche automatiquement à la fin de vos messages. Pour en créer une, allez dans « Options », puis « Courrier » et cliquez sur « Signatures ». Vous pouvez éditer le contenu, la police et la taille.
Faites un bon usage des pièces jointes
Afin de réduire la taille des fichiers joints et faciliter leur envoi, essayez de compresser les documents ou images avant de les ajouter à votre mail.
Organisation des dossiers
Bien organiser les dossiers de votre messagerie vous aidera à retrouver plus facilement les mails importants. Voici quelques astuces pour optimiser votre organisation :
Créer des règles automatiques
Les règles automatiques vous permettent de trier vos emails selon des critères spécifiques. Par exemple, vous pourriez déplacer automatiquement tous les mails provenant d’une certaine adresse dans un dossier spécifique.
Exploitez les catégories
Outlook vous permet de créer des catégories pour classer vos mails. Vous pouvez attribuer une ou plusieurs catégories à un mail, ce qui facilitera son tri et sa recherche ultérieure.
Utilisation des dossiers favoris
Ajoutez les dossiers que vous consultez le plus souvent aux « Favoris » pour y accéder rapidement. Il suffit de faire un clic droit sur le dossier en question et de choisir « Ajouter aux Favoris ».
Gestion des mails et du temps
Optimisez la gestion de votre temps en suivant ces astuces :
Programmer l’envoi de mails
Il est possible de programmer l’envoi de mails à une date et heure précises. Lorsque vous rédigez un message, cliquez sur « Options », puis sélectionnez « Ne pas remettre avant » et choisissez la date et l’heure souhaitées.
Créez des rendez-vous depuis un mail
Convertir rapidement un mail en rendez-vous dans Outlook : Cliquez avec le bouton droit sur le mail concerné, et choisissez « Créer un rendez-vous ». Le contenu du mail sera automatiquement intégré au nouveau rendez-vous créé.
Améliorez la sécurité et la confidentialité de vos mails
Pour renforcer la sécurité et la confidentialité de votre messagerie, pensez à :
Mettre en place l’authentification à double facteur
L’authentification à deux facteurs vous offre une protection supplémentaire en demandant un code de vérification lors de la connexion à votre compte. Vous pouvez activer cette option dans les paramètres de sécurité.
Protéger vos mails avec des mots de passe
Pour protéger vos mails, Outlook vous permet de définir un mot de passe pour certains dossiers ou fichiers. Pour cela, faites un clic droit sur le dossier en question et sélectionnez « Propriétés », puis cliquez sur l’onglet « Général » et cochez la case « Mot de passe ».
Bonus : Pensez à effectuer régulièrement des sauvegardes
Afin de ne pas perdre vos données importantes, nous vous recommandons d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre messagerie et de vos contacts.
Grâce à ces astuces, vous optimiserez votre utilisation quotidienne d’Outlook et gagnerez du temps et de l’efficacité au travail.